Contact gezocht

“Ik wil contact. Tussen jou en mij. Ik wil contact. Laten we eerlijk zijn”. Ken je dat liedje van de Frank Boeijen Groep nog?

De decembermaand is dé maand van gezelligheid, verbinding en samenzijn. De maand waarin we extra aandacht aan elkaar besteden en gezellige dingen doen samen. Sinterklaasavond, kerstborrels of -diners, kerst & nieuwjaarskaartjes of -mailtjes. Vooral voor deze laatste activiteit is een goed systeem waar je alle contactgegevens bewaart belangrijk.  

Contactpersonen in Outlook

Bewaar jij ook mailtjes in jouw inbox, omdat je dat mailadres nog eens nodig hebt? Of misschien omdat er belangrijke adresgegevens instaan? ‘Contactpersonen’ in Outlook is een hele handige (digitale) plek waar je gemakkelijk deze gegevens opslaat én ook weer makkelijk terugvindt!

‘Contactpersonen’ in Outlook is dus erg handig, maar wordt heel vaak niet eens gebruikt. We komen nog regelmatig tegen dat medewerkers niet eens van het bestaan af weten. Dat is jammer!  Maar daar brengen we nu graag verandering in.  ‘Contactpersonen’ kan je namelijk vergelijken met elektronische visitekaartjes, die de contactgegevens van een persoon weergeven, maar waar je ook aanvullende informatie kwijt kan.

Daarom 3 praktische tips om moeiteloos met ‘contactpersonen’ te werken. Zo maak je ook meteen je inbox scroll-vrij. Handig!

3 Praktische tips

1. Mailadres van afzender opslaan als contact

Je sleept met je linkermuisknop ingedrukt, het mailtje naar ‘Contactpersonen’ (links onderin – onder je mailmappen) en laat dan los als je erop staat. Er wordt nu een nieuw contact aangemaakt met het mailadres en de naam. Nu kan je dit contact nog aanvullen met bijvoorbeeld de bedrijfsgegevens, functie,  telefoonnummers etc.

In het vlak ‘notities’ rechts onderin staat nu ook de inhoud van het mailtje. Dit kan je uiteraard verwijderen als je wilt. Bij ‘opslaan als’ wordt altijd eerst de achternaam en dan de voornaam weergegeven. Wil je dit veranderen, klik dan op het pijltje rechts van de naam. Je kan nu een andere weergave kiezen. Simpel!

2. Groep met contactpersonen aanmaken

Wanneer je een groep contactpersonen tegelijkertijd een mailtje wilt sturen, maak je een groep aan. Dit doe je door ‘Contactpersonen’ (links onderin) te openen. Klik dan bovenin de balk op ‘Nieuwe groep contactpersonen’.  Je kan nu deze nieuwe groep een naam geven. En dan voeg je via ‘Leden toevoegen’ in de bovenste balk stuk voor stuk alle contactpersonen toe die tot deze nieuwe groep behoren. Je hoeft nu allen nog maar de groepsnaam in te toetsen bij een nieuw mailtje achter “Aan” en alle leden van de groep ontvangen nu het mailtje.

3. Contactpersoon mailen naar een collega

Het is heel makkelijk om gegevens van een contactpersoon te mailen naar je collega. Helemaal als je deze persoon al met zijn/haar gegevens in je contactpersonen hebt staan. Open hiervoor eerst ‘Contactpersonen’ en klik dan op ‘Contactpersoon doorsturen’ in de balk bovenin. Je hebt nu de keuze om de gegevens te mailen in de vorm van een ‘Visitekaartje’ of als ‘Outlook-contactpersoon’. Snel, overzichtelijk en eenvoudig, toch?

Heb je hierover vragen? Of kan je hier onze hulp bij gebruiken? Laat het ons weten. We helpen je graag!

Terug naar het overzicht