Geen stapels meer? Schijn bedriegt!

Nog niet zo lang geleden maakten stapels met geprinte mailtjes, documenten en tijdschriften op je bureau nog deel uit van het algemene kantoorbeeld. Inmiddels is met de komst van flex- en thuis werken dit beeld enorm veranderd. Dankzij de ‘clean deskpolicy‘ binnen bedrijven lijkt het alsof deze stapels verleden tijd zijn. Maar schijn bedriegt!

Tijdens de individuele begeleidingsmomenten van onze trainingen, komen we namelijk regelmatig tegen dat deze ‘stapels’ inmiddels zijn gedigitaliseerd. In plaats van de bekende papieren stapels op het bureau, heerst er nu vaak wanorde in de digitale werkomgeving. Herkenbaar? Heb jij digitale stapels? En zo ja, waar bevinden deze zich bij jou? In een overvolle inbox? Op je bureaublad? Of in je digitale mappen met documenten?

Dit kan natuurlijk anders!  Hoe dan? Door de mailtjes, documenten en digitale tijdschriften weg te zetten op de juiste plekken. Dit helpt je moeitelozer te werken (-: 

Laten we eens uitgebreider ingaan op de digitale tijdschriften, nieuwsbrieven, E-zines en overige vakliteratuur die je via de mail ontvangt. Want om je vak goed uit te oefenen, kan het handig zijn om deze informatie op regelmatige basis te ontvangen en te lezen, toch? Dat ontvangen lukt meestal goed, maar dat lezen…. Hoe ga je hier nu op een efficiënte manier mee om?

We geven je een aantal opties waar je uit kan kiezen. Je maakt bewust een keuze hoe je met al je vakliteratuur en overige leesmailtjes om wil gaan. En je zorgt er bovendien voor dat je ze wél leest.

• Kies bewust welke van deze mailtjes je echt nog wilt lezen. Kijk hier kritisch naar. Welke nieuwsbrief lees je echt regelmatig? En welke verwijder je steeds ongelezen? Neem de komende weken even de moeite en meld je af van alle nieuwsbrieven die je toch niet leest. Vaak bevindt zich onderin een nieuwsbrief een afmeldlink.

• Wil je bepaalde nieuwsbrieven echt blijven ontvangen (bijvoorbeeld ons e-zine Moeiteloos Werken)? Laat deze dan automatisch in een aparte e-mailmap binnenkomen. Noem deze map ‘Lezen’, ‘Nieuwsbrieven’ of ‘Vakliteratuur’. Dit kan door hiervoor in Outlook een ‘regel’ aan te maken. De nieuwsbrieven worden dankzij de regels automatisch in deze aparte map ontvangen. Jouw inbox blijft hierdoor overzichtelijk en je leest de nieuwsbrieven op een moment dat jou beter past.
  Plan vervolgens meteen ook een wekelijks ‘leesmoment’ in je agenda. Dit om te voorkomen dat je ze alsnog niet leest en om er voor te zorgen dat je up-to-date blijft!

• Een andere optie is om een apart (nieuw) mailadres aan te (laten) maken, waarmee je je inschrijft voor de nieuwsbrieven. Deze inbox bekijk je een keer per week. Handig!

• Wanneer je met Office 365 en met de nieuwste versie van Outlook 2016 werkt, dan heb je mogelijkheid om je Postvak In te verdelen in 2 kolommen. De 1e kolom is genaamd Prioriteit en de 2e kolom Overige. Dit doe je via tabblad ‘Beeld’ en de selectie’ Postvak IN met prioriteit’ weergeven. Je kan nu deze ‘leesmailtjes’ automatisch laten verplaatsen naar de Overige-kolom. Dit doe je door op je rechtermuisknop te klikken wanneer je op een leesmailtje staat. En dan kies je voor de optie ‘Altijd verplaatsen naar Overige‘. Vergeet niet om ook nu een wekelijks ‘leesmoment’ in je agenda te plannen!

Het is natuurlijk wel even wennen om op deze nieuwe manier om te gaan met al je  digitale tijdschriften, nieuwsbrieven, E-zines en overige vakliteratuur die je via de mail ontvangt. Maar houd je aan deze leesafspraak met jezelf. Je zal ervaren dat het je meer focus, rust en creativiteit oplevert!

(Uit: E-zine Moeiteloos Werken, mei 2019)

Terug naar het overzicht