Gezocht: een werkplek!

“Het is echt niet mogelijk om ongestoord te werken bij ons op kantoor.” Dat horen we helaas regelmatig van deelnemers aan onze trainingen. En ook: “We zitten met zoveel collega’s in één grote ruimte. Er is altijd wel ergens iemand aan het praten…”.

Open werkruimtes

Steeds meer organisaties gaan over op open werkruimtes en hebben geen vaste werkplekken meer. Dit betekent een grote verandering. Waar je eerst een eigen ‘vaste’ werkplek had op kantoor, is het nu soms zoeken naar een vrije plek om te kunnen werken. Begin je je dag met een overleg, dan is het maar te hopen dat je daarna nog ergens kan werken (en dan bedoelen we niet in de hal ?). Soms komen collega’s dan extra vroeg naar kantoor, om toch maar verzekerd te zijn van een ‘goede’ werkplek. Geldt dit ook voor jou?

De ontwikkeling om steeds vroeger naar kantoor te gaan kan toch niet de oplossing zijn? En het kan ook niet de bedoeling zijn dat je steeds minder geconcentreerd (en dus minder efficiënt) werkt in die grote open ruimtes, toch? Dit kost je namelijk veel meer tijd en de kans dat je fouten maakt is alleen maar groter. Niet echt efficiënt dus.

Pro-actief plannen

De bestaande kantoorsituatie kan je waarschijnlijk niet veranderen. Dus ga op zoek naar voor jou fijne manieren van werken in deze veranderende en soms helemaal nieuwe werksituatie. Dit vergt wel enige pro-activiteit van jouw kant. Ben je daartoe bereid? Zoek je de oorzaak bij de organisatie of de oplossing bij jezelf?

Plan concentratietijd

Het is een utopie om te denken dat je de hele dag door ongestoord kan werken. Geen collega’s  die onaangekondigd even bij je langslopen met een vraag, geen storende telefoontjes en geen pop-ups van nieuw ontvangen mailtjes of geroezemoes in de werkruimte. Want wist je dat zo’n onderbreking maar liefst 5 tot 7 minuten van je werktijd kost, alleen al om weer terug op hetzelfde niveau van concentratie te komen?

Wij vinden het al heel mooi als je elke werkdag 1 tot 1 ½ uur ongestoord kan werken. Zodat je die ene klus kan afmaken, je je deadline haalt of zodat je eens eindelijk met die uitstelklus kan beginnen.

Door zelf voorbereidingen te treffen voor zo’n concentratiemoment op een werkdag, kan je er voor zorgen dat je wél ongestoord en efficiënt kan werken. Dit draagt er aan bij dat je een tevreden gevoel aan je werkdag overhoudt. Pro-actief in plaats van reactief werken dus.

Ideeën

Kies de oplossingen die voor jou werken en die bij jou passen. Om die 1 tot 1 ½ uur geconcentreerd te kunnen werken, zet je bijvoorbeeld een koptelefoon op tijdens je concentratietijd op kantoor. Zoek een stilte-werkplek of een andere plek op waar je niet snel gevonden wordt door collega’s. Gebruik een blokje zoals op basisscholen, een rood lapje over je stoel of een bordje met ‘SVP niet storen tot… (tijdstip)”. Of misschien bedenk je zelf wel een andere manier om duidelijk te maken aan je collega’s dat je even niet gestoord wilt worden? Wees creatief en neem zelf de leiding over je concentratietijd.

Een andere optie is natuurlijk dat je tijdens je concentratietijd niet op kantoor werkt, maar ergens anders. Dit kan thuis zijn, als je daar een fijne rustige werkplek hebt, maar dit kan ook ‘onderweg’ zijn. Wellicht zijn er nog kantoren op andere locaties of heb je een fijn flexkantoor in de buurt.  Hier hoef je natuurlijk niet de hele dag te zitten als je veel waarde hecht aan contact met je collega’s of als dat wel noodzakelijk is voor je werkzaamheden. Er is ook nog de optie om te Skypen of op andere manieren online met elkaar samen te werken.

Omdenken

Deze pro-actieve werkhouding vergt een andere manier van denken, eigenlijk omgekeerd denken! Je kiest je werkplek bij de werkzaamheden die je wilt gaan doen. En je gaat dus niet eerst op zoek naar je werkplek op kantoor om dan te bedenken welke werkzaamheden je daar gaat doen.

Dit vraagt natuurlijk om een goede planning van je werkzaamheden. Deze planning zal je uiteindelijk rust gaan opleveren. Plan dus wanneer je geconcentreerd wilt werken en wáár je dat wilt doen. Een regelmatig terugkerend concentratiemoment in jouw agenda zorgt voor rust. Je weet dan welke werkzaamheden je naar dit moment kan schuiven. Heb je toch nog dagen waarop je van het ene overleg naar het andere rent, dan is dit ook het moment om dingen uit te werken en de regie over je werkdag en -week weer terug te pakken. Op naar omgekeerd denken en pro-actief plannen!

P.S. Zie je het nog niet voor je hoe je dit invoert in jouw persoonlijke werksituatie? Dan denken we graag met je mee. Een individueel traject of training Moeiteloos (Flex)Werken kan een optie voor je zijn.

Terug naar het overzicht