Moeiteloos vergaderen: hoe doe je dat?

Een vergadering is meestal een noodzakelijke activiteit en kost je altijd productieve uren. Niet alleen het vergaderen zelf kost tijd en dus geld, maar ook de voorbereiding en eventuele reistijd naar de vergaderlocatie. Daarnaast worden de vergaderingen regelmatig slecht voorbereid, niet altijd goed geleid, lopen vaak uit en zijn achteraf niet altijd een zinvolle tijdsbesteding. Jammer van onze kostbare tijd, toch? Moeiteloos vergaderen: hoe doe je dat? 

10 Vergadertips:

• Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg ervoor dat de deelnemers zich goed voorbereiden op de vergadering, zodat er geen tijd verloren gaat met bijpraten over het onderwerp, herhalen van informatie etc. Hoe beter deelnemers zich voorbereiden op een vergadering of overleg, hoe efficiënter deze verloopt. Directe tijdswinst dus voor alle betrokkenen.
• Begin en eindig op tijd! Toon respect voor de medewerkers die op tijd zijn. Te laat beginnen, betekent te laat eindigen. En stop op de afgesproken tijd, dit dwingt deelnemers om de volgende keer echt kort & bondig te zijn. Maak afspraken over het gebruik van de mobiele telefoon: niet sms-en, app-en en/of mailen tijdens de bespreking Gebruik de uitknop voor focus!
• Maak het doel van de vergadering én agendapunten duidelijk. Bijvoorbeeld: brainstormen, informeren, voortgang monitoren, voorbereiden besluitvorming, besluiten, sociaal. Laat een vergadering niet doorgaan omdat deze al weken gepland stond.
• Beperk het aantal agendapunten en bepaal vooraf hoeveel tijd een onderwerp mag kosten. Zet de bespreekpunten in volgorde van belangrijkheid op de agenda. Zo zorg je ervoor dat je in ieder geval de belangrijkste onderwerpen besproken worden.
• Maak een agendapunt actief en resultaatgericht Bijvoorbeeld: ‘Kies nieuwe projectleider’ in plaats van ‘Bespreken wie de nieuwe projectleider wordt’. Hierdoor is de kans groter dat je de vergadertijd gebruikt om dingen te doen in plaats van erover te praten.
• Maak elke vergadering optioneel voor de deelnemers. Als ze het niet waardevol vinden, komen ze niet. Of laat deelnemers voor een beperkt gedeelte aanschuiven. Dit is zowel prettig voor de afhakers als voor de deelnemers aan de vergadering, die weten zo immers dat de vergader-spirit hoog zal zijn. Ook bespaar je enorm op de totale vergadertijd van de organisatie.
• Vergader eens staand. Door staand te vergaderen, verlopen de vergaderingen effectiever en kunnen daardoor eerder afgerond worden. Dat bespaart een hoop tijd!
• Creëer betrokkenheid en commitment: vraag iedereen kort naar zijn mening over een besluit. Dit levert veel tijdwinst op, omdat je hiermee de kans vergroot dat eenmaal genomen besluiten niet voor een tweede of derde ronde in aanmerking komen
• Schrap de rondvraag! Een alternatief voor de rondvraag is ‘Agendapunten voor de volgende keer’.
• Maak een besluiten- en actielijst voor alle betrokkenen Iedereen weet nu wat er van haar/hem wordt verwacht voor de volgende vergadering en voelen zich nog meer geroepen om de afgesproken acties daadwerkelijk uit te voeren.

Doe hier je voordeel mee bij de eerstvolgende vergadering! Op naar moeiteloos vergaderen. Succes.