Out of office

Het is zomer! Een periode waarin veel medewerkers een langere periode met vakantie zijn. Even niet werken en weer lekker energie opdoen. Heerlijk! Maar voordat het zover is, ben je waarschijnlijk nog druk met het afronden van je werkzaamheden én het opschonen van je mail zodat je (weer) een scroll-vrije inbox hebt. Vooral die laatste werkdag, voordat je welverdiende vakantie begint, ben je op en top druk. En op het allerlaatste moment zet je dan nog snel even je out of office reply aan voor je e-mail. Herkenbaar?

Wist je dat in een gemiddelde vakantieperiode je out of office reply maar liefst 450 keer verstuurd wordt? Neem dus goed de tijd om te bedenken wat je daarin wilt zetten. Zodat je écht rustig op vakantie kunt gaan en bij terugkomst niet tegen vervelende dingen aanloopt.

Wil je weten hoe? Lees dan hier onze 5 tips om de verwachtingen van je mailers te managen tijdens je afwezigheid.

1. Periode van afwezigheid:

Of je nu op vakantie bent of thuis van je vrije dagen geniet, voor je mailers is dat niet belangrijk om te weten. Hiermee maak je de tekst van het out-of-office bericht onnodig lang. Wat wél relevant is om er in te zetten is de periode van je afwezigheid. Je maakt hiermee duidelijk waarom je bijvoorbeeld niet reageert op de mail of bepaalde acties niet kan doen  in die periode.

Bespaar last-minute-stress en zet je out-of-office reply al één dag vóór je vakantie aan. Zo voorkom je dat je tot het laatste moment nog e-mails aan het beantwoorden bent en dat er nog van alles van je verwacht wordt.

2. Wanneer reactie? 

Ben je van plan om alle mails na je terugkomst van vakantie te lezen en te beantwoorden? Zet dan in je out of office reply wanneer je mailers een reactie van je kunnen verwachten. Het is dan wel handig om je eerste dag van je vakantie grotendeels te wijden aan het afhandelen van de mails in je inbox, bij voorkeur nog even niet op kantoor. Reserveer hier dus ook al echt tijd voor in je agenda! Zo creëer je de rust voor jezelf om weer helemaal ‘bij’ te raken. Wanneer je dan naar kantoor gaat, weet je precies wat er gespeeld heeft tijdens je afwezigheid en blijf je niet een week of langer achterlopen met je mails.

Overweeg ook eens om je afwezigheidsperiode in je reply met één of twee dagen te verlengen. Dat geeft je de ruimte om er weer geleidelijk aan in te komen. Worden je e-mails doorgestuurd naar een collega tijdens je vakantie? Zet dit dan ook duidelijk in je reply. Een andere optie is om de mailers te vragen hun mail nog een keer te sturen wanneer jij weer terug bent, als ze een reactie willen op hun specifieke mail. Op deze manier hoef je niet alle mails door te nemen na je vakantie en leg je de verantwoordelijkheid bij je mailers.

3. Contactpersoon voor vragen

Het is heel belangrijk dat je laat weten met wie er contact opgenomen kan worden als er vragen zijn.  Zet dit zo specifiek mogelijk in je out of office reply. Dus minimaal met naam, e-mailadres, telefoonnummer en bereikbaarheid.

Uiteraard maak je hier eerst wel goede afspraken over met deze ‘vervangers’ tijdens je vakantie. Zo voorkom je dat je mailers met een kluitje in het riet worden gestuurd.

4. Twee teksten

Het is mogelijk om een andere afwezigheid tekst in te stellen voor je mail naar je collega’s binnen je organisatie (intern) of naar externen. Aan je collega’s kan je bijvoorbeeld gedetailleerdere informatie over je afwezigheid geven. Of een verschil maken in aanspreekvorm (je of u). Wel zo handig!

5. Reminder

Zet een reminder in je agenda of  (digitale) takenlijst dat je, na jouw vakantie, ook weer je out-of- office reply uit moet zetten. Niets is zo verwarrend als het per ongeluk (automatisch) versturen van out of office berichten, terwijl je al weer een tijdje aan het werk bent.

Wij wensen je een fijne vakantie toe!

(Uit: E-zine Juni 2018)