Het is tijd om tijd te maken: plan je dag én je week

In ons vorige blog kon je al lezen over het maken van een jaarplan c.q. jaarkalender en hoe je dat jaarplan weer vertaalt naar concrete taken en werkzaamheden. Dit keer gaan we nog een stapje verder.

Om zicht te krijgen én te houden op jouw to-do’s op de korte én middellange termijn, is het een goed idee om tijd te nemen voor periodieke planmomenten. En echt waar, alle tijd die je besteedt aan jouw planning verdien je dubbel en dwars weer terug!

Plan je dag  

Sluit je (werk)dag af door tijd te nemen voor een kort planningsmoment. Dat kan al in 5-10 minuten. Door hiervoor bewust even tijd te nemen, behoud je het overzicht en kan je je werk (beter) loslaten. Je kijkt kort even terug op jouw dag: wat heb je vandaag gedaan? Wat is er gebeurd? Je maakt een update en kijkt vooruit naar morgen. Wat staat er op de planning? Je visualiseert het verloop van de volgende (werk)dag.  

Kijk naar je agenda én bekijk je takenlijst en stel jezelf de volgende vragen:

• Welke taken kan ik afvinken? Check!
• Waaraan ben ik vandaag niet toegekomen? Kan/moet dat morgen? Of plan ik het door, gezien andere prioriteiten?
• Welke afspraken heb ik morgen? Met iemand anders? Met mezelf?
• Welke 3 to-do’s zijn morgen het belangrijkste? En zijn deze ook reëel om te doen, gezien de beschikbare tijd?
• Heb ik nog ‘ruimte’ in mijn agenda/dag?

Door deze dagelijkse werkgewoonte ben je beter voorbereid op de volgende (werk)dag en werk je pro-actiever. Je hebt helder wat de belangrijkste activiteiten zijn en laat je minder afleiden door andere zaken. Dat geeft je brein rust, waardoor je bijvoorbeeld  ’s nachts niet meer wakker schiet en dus ook beter slaapt.  

Plan je week

Een volgende belangrijke afspraak met jezelf is het (terugkerende) wekelijkse planmoment. Een ‘keek op de week’, waarin je terugblikt én vooruitblikt. Je sluit jouw (werk)week bewust af. Door consequent een wekelijks planmoment in te bouwen, werk je pro-actief. Je dwingt jezelf om vooruit te kijken.

Hiermee hou je beter het overzicht op wat je wil doen in de komende weken, hoeveel afspraken je hebt en wanneer er deadlines of bijzonderheden zijn waardoor je al eerder bepaalde acties moet inplannen en uitvoeren. Je stelt prioriteiten en maakt bewust keuzes wat je wanneer gaat doen.

Het beste moment voor dit terugkerende wekelijkse planmoment is ongeveer 3 uur vóór het einde van je laatste werkdag in de week. Dus bijvoorbeeld rond 13.00 uur op vrijdagmiddag.

• Wat heb je gedaan deze week? Waar ben je niet aan toegekomen? Als het nog steeds belangrijk is, plan je dat opnieuw in.
• Neem je agenda door van de komende 3-4 weken. Kijk vooruit en maak met behulp van jouw takenlijst een (globale) planning voor de komende weken. Welke acties plan je wanneer in?
• Staat alles in je agenda? Reistijd, voorbereidingstijd, ‘eigen’ werktijd. Wanneer werk je waar? Heb je nog ruimte (voor onvoorziene zaken)?
• Is je inbox scroll-vrij?
• Ruim op (documenten, werkplek, werktas).

Zo ontsnapt er niets aan je aandacht, en ben je klaar voor het weekend en voor de nieuwe werkweek.

Dit artikel is gebaseerd op tip 38 en 45 uit ons boek Experttips voor Moeiteloos Werken. Smaakt dit naar meer? Bestel dan hier jouw eigen exemplaar.

Heb je hierbij ondersteuning nodig? Of wil je met ons sparren hoe je dat kan doen? Dan ben je bij ons aan het goede adres. Bel of mail ons om te bespreken hoe wij je hierbij kunnen helpen.

Terug naar het overzicht