Tijdwinst door een e-mail time-out

Wist je dat e-mail bijna een halve eeuw bestaat? In 1971 werd de 1e e-mail over een computernetwerk verstuurd. En vanaf 1995 is e-mail niet meer weg te denken uit onze werk- en privé omgevingen. Maar liefst 95% van de Nederlanders checkt dagelijks zijn e-mail. Het liefst op hun smartphone, gevolgd door de laptop, desktop en tablet (bron: Nationaal E-mail Onderzoek van Spotler).

Handig communicatiemiddel

E-mail is natuurlijk een heel handig communicatiemiddel, maar kan ook een hele uitdaging zijn om elke dag te tackelen. Want ga voor jezelf maar eens na: Hoe vaak ontvang jij een e-mailtje waarvan je niet precies weet wat de bedoeling is? Wordt er een antwoord van je verwacht? Is het bedoeld ter informatie? Wordt er verwacht dat je je erin verdiept? Kortom, de bedoeling van heel wat mailtjes is niet altijd duidelijk en daarmee verlies je veel tijd. Maar dit kan uiteraard anders!

Onze e-mail tips:

1. Gebruik de onderwerpregel goed

Wat zeker helpt voor het snel verwerken, beantwoorden en ook weer terugvinden van je e-mail is een goede onderwerpregel. Maak in de onderwerpregel direct duidelijk waarover het bericht gaat  en wat voor soort bericht het is. Dit maakt dat jouw bericht ook sneller beantwoord wordt.

Voorbeelden:

• Ter informatie: ….. (onderwerp mailtje)
• Graag reactie: ….. (onderwerp mailtje)
• Actie gewenst: ….. (onderwerp mailtje)

Zo ziet de ontvanger in bij het scannen van zijn inbox, in één oogopslag wat de aard van het betreffende mailtje is én waar het over gaat.

Wist je al dat je de onderwerpregel ook later nog kan aanpassen? Dat is handig om een e-mail goed te kunnen archiveren én later weer terug te vinden.

2. Voorkom verzenden zonder bijlage

Je hebt vast wel eens op de knop Verzenden gedrukt en direct daarna een ‘oeps’-gevoel gekregen. Bijvoorbeeld omdat je je (net te laat) realiseerde dat er nog geen bijlage bij zat. Of dat je vergeten was iets belangrijks te vermelden. Enkele oplossingen hiervoor zijn:

• Wen jezelf aan om eerst de bijlage toe te voegen en dan pas de tekst van je e-mailtje te schrijven.
• Of maak standaard gebruik van ‘uitgestelde verzending’ in Outlook.

Hiermee creëer je een soort time-outmoment, waarin je nog even kan overdenken of het bericht compleet en voldoende duidelijk is. Dit doe je door het aanmaken van een regel voor al je uitgaande e-mail. Je bepaalt dan dat je verzonden e-mail eerst nog een paar minuten in je Postvak Uit blijft staan, voordat deze verstuurd wordt. Indien nodig, kan je dan nog een aanpassing doen of een bijlage toevoegen.

3. Kort maar krachtig

Houd je e-maibericht kort en bondig. Behandel maar 1 onderwerp per e-mail. Dat maakt het verwerken, archiveren én weer terugvinden eenvoudiger. Besteed wel zorgvuldig aandacht aan het schrijven van je e-mail. Neem er de tijd voor. Heb je duidelijk beschreven wat je wilt/vraagt? Ben je concreet genoeg? Lees alles nog eens na en druk dan pas op verzenden. Zo voorkom je een ‘oeps’-gevoel en kan je de vorige tip uiteindelijk negeren (-: