To do or not to do?

Hoe gaat het met jou? Werk je (nog) meer thuis nu? Of moet je juist op het werk alle zeilen bij zetten om het werk gedaan te krijgen en het overzicht te behouden? Je hebt veel om over na te denken, te onthouden en te doen. Door alle hectiek om je heen, raak je snel afgeleid. Er is zoveel te doen. Waar moet je beginnen?

Werken met een takenlijst

Het is erg vermoeiend om dit allemaal te onthouden. Een takenlijst helpt je om het gewenste overzicht te krijgen én te houden! Want waarom zou je je hoofd gebruiken voor het onthouden van allerlei dingen, wanneer er hulpmiddelen zijn die heel goed werken? Wij hebben een stappenplan voor je.

Stappenplan

• Kies één systeem. Om grip te krijgen op je taken én planning is het is belangrijk om alles op één plek te noteren. Dus niet meer losse ingevingen, reminders en ideeën noteren op een post-it (die raken kwijt), enveloppen (belanden in de papierbak) en in je schrijfblok. Noteer deze allemaal op één vaste plek. Kies hiervoor een hulpmiddel waarmee jij prettig werkt en dat je vaak (liefst altijd) bij je hebt. Denk aan een to-do blok, notitieboek of nog beter, een digitale takenlijst zoals bijvoorbeeld Outlook of de app Microsoft To Do op je smartphone. Deze synchroniseert met je takenlijst in Outlook. Heel handig!

• Uit je hoofd, op je lijst. Hoe meer je noteert, hoe meer er ruimte overblijft om echt ergens over na te denken en je goed te kunnen concentreren op de inhoud van je werk. Schrijf dus alles op! Houd het niet vast in je hoofd, maar wordt een ‘leeghoofd’.

• Doe een braindump. Hoe maak je je hoofd leeg als je wilt starten met een to-do-lijst? Doe een braindump. Pak een kladblok erbij of kruip achter je computer. Ga er een uurtje voor zitten en noteer alles wat in je opkomt. Bekijk ons filmpje ‘Ben je heel erg druk? Doe een braindump’  en download onze gratis handleiding & triggerlijst.

• Wat zet je op je takenlijst? Alle activiteiten die je wilt doen om je zakelijke én persoonlijke doelen te bereiken (nu of later) verdienen een plek op je takenlijst. Noteer ook alle acties of ideeën zonder deadline op je lijst. Zo creëer je een ‘later-misschien’-lijst, een soort bucketlist. Je takenlijst wordt hierdoor natuurlijk wel langer. Maar als je hier een apart gedeelte in je notitieboek gebruikt of een categorie/kleur aanmaakt binnen Outlook, blijft het toch overzichtelijk én onder je aandacht. Duurt een actie minder dan 2-3 minuten? Zet deze dan niet op je takenlijst, maar handel deze taak direct af. Doen! Zo neemt het geen ruimte in je hoofd én op je takenlijst in.

• Formuleer je taken concreet en actief. Hoe concreter, hoe beter! Vaag geformuleerde acties leiden namelijk tot uitstelgedrag. Stel jezelf de vraag: ‘Wat is de allereerste actie die ik hiervoor moet doen?’ Maak je taak zo klein mogelijk en koppel een werkwoord aan een taak. Bijvoorbeeld: Project X: afspraak maken met dhr. Janssen voor intake. Zorg dat de beschrijving van je taak/actie direct duidelijk is, zodat je er niet nog een keertje over na hoeft te denken en direct aan de slag kan. Deel een grotere taak of project op in subtaken, in ‘hapklare’ brokken, die gemakkelijk zijn uit te voeren. Een project is niet meer dan een verzameling van verschillende taken. Klaar? Zet dan de volgende actie van het project weer op je takenlijst.

• Ga uit van het wasmand-principe. Accepteer dat je takenlijst nooit af is. Er gaan taken af en er komen nieuwe taken bij. Het is een lijst die continu verandert. Het maken van de juiste keuzes in wat je wel en wat je niet doet, wordt met één overzicht, echt gemakkelijker.

• Wanneer kijk je naar je takenlijst? Kijk elke dag (aan het begin of einde van je werkdag) naar je takenlijst. Kies het moment dat het beste past bij jouw werkritme. Bepaal je dagelijkse 3 to-do’s: welke 3 taken zijn vandaag het belangrijkste om te doen? Stel jezelf de vraag: ‘Als dit het enige is dat ik vandaag doe, ben ik dan tevreden?’ Neem ook aan het einde van je (werk)week een moment om naar je takenlijst te kijken. Bekijk de komende 2-3 weken. Welke taken heb je niet afgerond deze week? Wat wordt nu actueel? Wat kan je delegeren? Waar moet je nog achteraan? Zo blijft de takenlijst de basis voor jouw (werk)planning en focus je meer op je kernactiviteiten. Je maakt het werk concreet en maakt betere keuzes.

• Vink af! Tot slot, het afvinken en/of doorstrepen van je afgeronde taken geeft een heerlijk productief gevoel. Check! ?

Wil je sparren of tips over het gebruik van een takenlijst? Laat het ons weten, we denken graag met je mee. Of lees ons boek ‘Experttips voor Moeiteloos Werken’ met 50 praktische tip voor stressvrij, slimmer en met plezier werken!

Terug naar het overzicht