Tips Microsoft 365: Outlook, OneNote, Teams

Minder mailen, door méér te delen!

Microsoft Teams, MS Teams of in het kort Teams, is binnen veel organisaties niet meer weg te denken. Berichten versturen in een team, even chatten met je collega, online overleggen of documenten delen en opslaan. Het kan allemaal binnen Teams en in Sharepoint.

Maar wist je dat je ook kan samenwerken aan hetzelfde document? In plaats van dat je via de mail op input van een aantal collega’s moet wachten en dan de verschillende versies moet doornemen en er vervolgens weer één document van moet maken. Handig, hè? Dit samenwerken kan niet alleen in een document, maar óók in een notitieblok. Wat een tijdwinst zal dat opleveren!

We geven je graag 2 tips die je helpen om beter samen te werken én de communicatie te stroomlijnen met je collega’s. Maar ook met je team, binnen de organisatie en zelfs met externen. Dit laatste is natuurlijk wel afhankelijk van de veiligheidsinstellingen van jouw organisatie.

Download hier de uitgebreide tips

OneNote: dé digitale plek voor al je aantekeningen

Vaak krijgen we tijdens onze training Moeiteloos Werken de vraag wat de beste plek is om je aantekeningen te bewaren. Want de één schrijft ze nog in een schrift, de ander gebruikt een document in Word. En weer een ander zweert bij Notities van Outlook.

Mogelijkheden

Op zich allemaal prima plekken om je aantekeningen te bewaren. Maar wij kunnen je van harte Microsoft OneNote aanbevelen. OneNote is een digitaal notitieblok. In OneNote kan je zowel persoonlijke als gezamenlijke notities bijhouden. Het slaat je aantekeningen automatisch op én het is zowel op je laptop, mobiele telefoon als tablet te gebruiken. Je kan er zelfs audio, video, afbeeldingen, documenten en e-mails in opslaan. Ook is het eenvoudig om een koppeling te maken met andere Microsoft applicaties, zoals bijvoorbeeld Outlook en Teams. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Dus waarom moeilijk doen als het ook online makkelijk kan?

Een notitieblok in OneNote kan je vergelijken met een fysiek notitieblok. Hierin kan je verschillende onderdelen (‘secties’ genoemd) maken en binnen die onderdelen kan je nóg een verdere onderverdeling maken (‘pagina’s’ toevoegen). Ideaal voor al je projecten of voor de verschillende overleggen bijvoorbeeld.

Voordelen

De voordelen van het gebruik van OneNote zijn divers. Zo kan je taken aanmaken, tags koppelen aan actiepunten, zelf sjablonen maken, een audio-opname maken tijdens bijvoorbeeld een vergadering, tekst inspreken op je mobiele telefoon en bewaren in OneNote, een Word-document opslaan en bewerken. Maar ook handschrift omzetten naar getypte tekst en zoeken op tekst in een afbeelding.

Nieuwsgierig geworden wat je allemaal met OneNote kan en hoe het werkt? Lees dan hier snel verder of bekijk deze videotraining.

Probeer voor jezelf eens die dingen uit, die je ook echt denkt te gaan gebruiken in OneNote. En je zal zien dat je, net zoals wij, niet meer zonder kan.

Veel OneNote-plezier gewenst!

Outlook tip: Snel een mailtje terugvinden

Heb je veel e-mails bewaard? En zoek je wel eens een mailtje terug en vind je het dan niet? Deze mogelijkheden helpen je de zoekkans te vergroten!

Zoeken op één woord: kies met het pijltje links van de zoekbalk voor ‘Alle Outlook-items’ en de kans is het groots dat je het terugvindt.
Zoeken op meerdere woorden: weet je niet precies meer welk woord is gebruikt, zet dan ‘OR’ tussen de twee woorden. Bijvoorbeeld: overleg OR bila. Bevat je zoekopdracht juist wel twee woorden, zet dan het woordje ‘AND’ ertussen.
Zoeken met meerdere losse woorden: wanneer je wilt zoeken op de combinatie van 2 of meer woorden, zet dan de woorden tussen aanhalingstekens. Bijvoorbeeld: “jaarverslag 2022″

Veel ‘terugvindplezier’ gewenst!

Teams breekt door!

2 Jaar geleden was MS Teams voor veel medewerkers nog redelijk onbekend. Het vele thuiswerken in de corona-periode heeft dit veranderd. Heel werkend Nederland kent nu wel de vergadermogelijkheden op afstand via Teams. Spectaculaire groeicijfers voorspellen zelfs dat MS Teams heel snel net zo belangrijk wordt als Outlook! Het aantal gebruikers van MS Teams stijgt dan ook wonderbaarlijk snel.

Onder andere ingegeven door de corona-periode, werken we steeds meer tijd-, locatie- én device onafhankelijk. Jij bepaalt waar, wanneer en met welk device je werkt en hoe dit past in jouw werk(week). Hybride werken is bij veel bedrijven bespreekbaar geworden en wordt, naar behoefte, ingepland in het werkrooster door bijvoorbeeld regelmatig één of meer dagen per week thuis of op een andere locatie te werken. De vaste werkplek op kantoor is niet meer vanzelfsprekend en (nog) meer flexibele werkplekken ontstaan.

Microsoft 365 (de nieuwe naam voor Office 365) met toepassingen zoals Outlook (mail, agenda en taken), Teams, OneNote (notities), Planner enzovoort, past heel goed bij dit tijd-, locatie- en device- onafhankelijk werken. Teams heeft zich inmiddels doorontwikkeld tot veel meer dan alleen een vergadertool. Het is dé perfecte plek om ook projectmatig samen te werken met jouw team.

In combinatie met de toepassingen ‘OneNote’ en ‘Planner’ kan je o.a.:

kennis borgen
efficiënt samenwerken met collega’s van diverse afdelingen
eenvoudig communiceren (meer delen, minder mailen)
kennis & informatie delen van/over projecten
nieuwe collega’s onboarden op een project of binnen een team, doordat alle informatie op een centrale plek staat.

Ben jij benieuwd of je wel alles haalt uit MS Teams? Of sta je juist nog aan het begin van het gebruik van MS Teams? Wij helpen je graag. Lees onze 10 handige tips! Of neem contact met ons op voor een inspiratiesessie of training MS Teams.

10 Handige tips voor MS Teams

Microsoft Teams (MS Teams) is hét platform om online samen te werken aan een project of ander gezamenlijk doel. Communiceren, bestanden delen, chatten, plannen … Met MS Teams heb je alles in één werkomgeving bij elkaar.

Hier 10 tips voor MS Teams die jou op weg helpen! Op naar Moeiteloos digitaal samenwerken!

Outlook-tip: Verwijderde berichten direct markeren als gelezen

Vind je het ook zo vervelend dat ongeopende mailtjes die je verwijderd hebt, nog als ongelezen in je Verwijderde items-map staan (met het aantal erachter)? Dit kan je aanpassen!

En dat doe je als volgt:

Klik op tabblad Bestand
Klik op Opties
Klik op E-mail
Zet rechts onderin, onder Overige, een vinkje bij ‘Berichten markeren als gelezen wanneer ze worden verwijderd’

Zo heb je geen vetgedrukte mails meer in je Verwijderde items-map staan. Handig!

Outlook-tip: Notities

Wist je dat … er ook binnen Outlook een plek is waar je notities kan maken en bewaren?

Dit is bijvoorbeeld handig voor het maken van korte aantekeningen tijdens een overleg op je iPad of om een website, kostenplaats etc. te noteren.

Je kan kiezen tussen een beeld weergave á la post-its, maar ook als lijst. Het aanmaken en ook weer verwijderen van een notitie doe je makkelijk en snel door één druk op de knop.

En het mooie is, dat de app Notities synchroniseert met de Outlook Notities op je desktop/laptop. Dat scheelt weer een hoop overtypen!

Microsoft Teams tip: ruisonderdrukking

Een nieuwe optie in Teams. Ben je aan het werk in een omgeving met veel achtergrondgeluiden en heb je een MS Teams-overleg? Stel dan ‘ruisonderdrukking’ in. Zo maak je het voor je overlegpartner fijner om naar je te luisteren. Kleine moeite.

In het filmpje zie je vanaf ‘2:18 hoe en waar je dat in kan stellen. Deze optie is alleen nog beschikbaar voor de Windows-omgeving. Succes!

Microsoft Office: dicteerfunctie

Ken jij de dicteerfunctie in Office al? In plaats van te typen kan je tekst ook inspreken voor een mailtje. Dat kan in Outlook, maar ook bijvoorbeeld in Word en OneNote.

Hoe doe je dat?

Open een mailtje (of het programma).
Klik op ‘Dicteren’ (rechtsbovenin).
Zodra je een rode knop ziet, kan je de tekst inspreken.
Wanneer je klaar bent, druk je nog een keer op ‘Dicteren’.

Wil je een leesteken of interpunctie in je tekst? Dan spreek je dat voluit uit tijdens het dicteren. Bijvoorbeeld ‘punt’, ‘komma’ of ‘nieuwe alinea’.

Het is even wennen, maar deze dicteerfunctie kan je een hoop typewerk uit handen nemen.

Succes!

Microsoft Teams tip: status aanpassen

Wist je dat MS Teams de status overneemt van je agenda-afspraak in Outlook (Office 365)?

Dit houdt in dat wanneer een afspraak in Outlook op ‘bezet’ staat, je dit voor anderen ook in MS Teams bent. Kijk dus goed of een afspraak in Outlook wel op ‘bezet’ moet staan, terwijl je misschien gewoon beschikbaar bent voor je collega’s. Je kan dan heel eenvoudig de status van je afspraak aanpassen naar ‘beschikbaar’ via ‘weergeven als‘. MS Teams neemt deze status dan weer over.

Handig!

Outlook-tip: Pas de onderwerp-regel aan

Ben je regelmatig veel tijd kwijt met het zoeken naar een specifiek mailtje? Je kijkt in het mapje waar je het bewaard hebt, maar kan het niet terugvinden … Dit kan anders!

Heeft een mailtje een onderwerpregel met bijvoorbeeld ‘Re:re:re’ of staat er een heel ander onderwerp dan het onderwerp waarop jij het later terug zou willen vinden? Pas dan gewoon de onderwerpregel aan, vóórdat je het mailtje archiveert. Handig!

Hoe doe je dat?

Open het mailtje;
Klik waar het onderwerp staat van het mailtje (vaak in grote, dikkere letters onder het lint);
Je kan nu de bestaande tekst aanvullen of helemaal verwijderen en je nieuwe tekst (onderwerp) intypen;
Klik nu op ‘Wijzingen opslaan’ en je mailtje heeft nu de aangepaste onderwerpregel.

Bedenk bij het aanpassen van het onderwerp goed naar welke tekst je zou gaan zoeken als je het mailtje later weer nodig hebt.

Windows-tip: Verkeerde tekens

Heb jij al eens gehad dat je toetsenbord ineens verkeerde tekens typt? Er verschijnt niet de gewenste tekst, maar allerlei vreemde tekens.

Wat is er aan de hand? Je hebt waarschijnlijk, per ongeluk, een vreemde combinatie van toetsen ingedrukt en daarmee je toetsenbord instellingen aangepast.

Dit kan je gelukkig weer snel veranderen door tegelijk de toetsen CTRL + SHIFT in te toetsen. En voila, opgelost!

Outlook-tip: Een ‘regel’ aanmaken

Elk (social media-)mailtje dat je ontvangt, kan je direct automatisch in een e-mailmap laten plaatsen. Dit doe je door het instellen van een zogenaamde ‘regel’. Dat scheelt een hoop gesleep en zo hou je jouw ‘postvak in’ ook direct opgeruimd en scroll-vrij.

Hoe?

Ga op je (social media-)mailtje staan met je muis;
Klik op je rechtermuisknop;
Klik op ‘Regels’;
Klik op ‘Regel maken’;
Meestal staat bij ‘Van’ al de naam van de (social media-) verzender vermeld. Vink deze aan;
Klik vervolgens bij ‘E-mail naar map verplaatsen’ de e-mailmap ‘Social media‘ of ‘Lezen’ aan (of maak deze aan);
Klaar!

Outlook-tip: Zelf kolommen aanmaken of verwijderen in je mailbox

Outlook gebruikt standaard een aantal kolommen in de mailbox (o.a. Van, Onderwerp, Naam, Grootte en Categorieën ). Maar zijn deze wel allemaal even nuttig? Of zou je misschien iets weg willen halen of nog een extra kolom toevoegen? Dat kan! Je kan namelijk zelf bepalen welke kolommen jij wil zien in jouw mailbox. Lees hier hoe je dat doet.

Verwijderen van een overbodige kolom uit je mailbox:

Ga helemaal bovenin de overbodige kolom op de balk met de naam van die kolom staan (bijv. Grootte);
Klik nu op je rechtermuisknop;
Klik nu op ‘Kolom verwijderen’. Klaar!

Toevoegen van een kolom in je mailbox:

Ga helemaal bovenin ergens met je muis op de balk met de namen van de kolom staan;
Klik nu op je rechtermuisknop;
Klik nu op ‘Veldkiezer’;
Kies nu de naam van de kolom die je wilt toevoegen (wanneer je op het pijltje druk achter ‘Veelgebruikte velden’ zie je nog meer mogelijkheden);
Sleep nu deze naam met je linkermuisknop naar de plek om de balk waar je deze kolom wilt hebben.

Op deze manier kun je je mailbox helemaal naar eigen wens en werkgemak inrichten. Moeiteloos!