Outlook & Office tips

Microsoft Teams: ruisonderdrukking

Een nieuwe optie in Teams. Ben je aan het werk in een omgeving met veel achtergrondgeluiden en heb je een MS Teams-overleg? Stel dan ‘ruisonderdrukking’ in. Zo maak je het voor je overlegpartner fijner om naar je te luisteren. Kleine moeite. 

In het filmpje zie je vanaf ‘2:18 hoe en waar je dat in kan stellen. Deze optie is alleen nog beschikbaar voor de Windows-omgeving. Succes!


Tip Microsoft Office: dicteerfunctie

Ken jij de dicteerfunctie in Office al? In plaats van te typen kan je tekst ook inspreken voor een mailtje. Dat kan in Outlook, maar ook bijvoorbeeld in Word en OneNote

Hoe doe je dat? 

  • Open een mailtje (of het programma).
  • Klik op ‘Dicteren’ (rechtsbovenin).
  • Zodra je een rode knop ziet, kan je de tekst inspreken.
  • Wanneer je klaar bent, druk je nog een keer op ‘Dicteren’.

Wil je een leesteken of interpunctie in je tekst? Dan spreek je dat voluit uit tijdens het dicteren. Bijvoorbeeld ‘punt’, ‘komma’ of ‘nieuwe alinea’.

Het is even wennen, maar deze dicteerfunctie kan je een hoop typewerk uit handen nemen. 

Succes! 


Microsoft Teams: status aanpassen

Wist je dat MS Teams de status overneemt van je agenda-afspraak in Outlook (Office 365)? 

Dit houdt in dat wanneer een afspraak in Outlook op ‘bezet’ staat, je dit voor anderen ook in MS Teams bent. Kijk dus goed of een afspraak in Outlook wel op ‘bezet’ moet staan, terwijl je misschien gewoon  beschikbaar bent voor je collega’s. Je kan dan heel eenvoudig de status van je afspraak aanpassen naar ‘beschikbaar’ via ‘weergeven als‘. MS Teams neemt deze status dan weer over.

Handig!


Outlook-tip: Pas de onderwerp-regel aan

Ben je regelmatig veel tijd kwijt met het zoeken naar een specifiek mailtje? Je kijkt in het mapje waar je het bewaard hebt, maar kan het niet terugvinden … Dit kan anders!

Heeft een mailtje een onderwerpregel met bijvoorbeeld ‘Re:re:re’ of staat er een heel ander onderwerp dan het onderwerp waarop jij het later terug zou willen vinden? Pas dan gewoon de onderwerpregel aan, vóórdat je het mailtje archiveert. Handig!

Hoe doe je dat? 

  • Open het mailtje;
  • Klik waar het onderwerp staat van het mailtje (vaak in grote, dikkere letters onder het lint);
  • Je kan nu de bestaande tekst aanvullen of helemaal verwijderen en je nieuwe tekst (onderwerp) intypen; 
  • Klik nu op ‘Wijzingen opslaan’ en je mailtje heeft nu de aangepaste onderwerpregel.

Bedenk bij het aanpassen van het onderwerp goed naar welke tekst je zou gaan zoeken als je het mailtje later weer nodig hebt. 


Windows-tip: Verkeerde tekens 

Heb jij al eens gehad dat je toetsenbord ineens verkeerde tekens typt? Er verschijnt niet de gewenste tekst, maar allerlei vreemde tekens.

Wat is er aan de hand? Je hebt waarschijnlijk, per ongeluk, een vreemde combinatie van toetsen ingedrukt en daarmee je toetsenbord instellingen aangepast.

Dit kan je gelukkig weer snel veranderen door tegelijk de toetsen CTRL + SHIFT in te toetsen. En voila, opgelost!


Outlook-tip: Een ‘regel’ aanmaken

Elk (social media-)mailtje dat je ontvangt, kan je direct automatisch in een e-mailmap laten plaatsen. Dit doe je door het instellen van een zogenaamde ‘regel’. Dat scheelt een hoop gesleep en zo hou je jouw ‘postvak in’ ook direct opgeruimd en scroll-vrij.

Hoe? 

  • Ga op je (social media-)mailtje staan met je muis;
  • Klik op je rechtermuisknop;
  • Klik op ‘Regels’;
  • Klik op ‘Regel maken’;
  • Meestal staat bij ‘Van’ al de naam van de (social media-) verzender vermeld. Vink deze aan;
  • Klik vervolgens bij ‘E-mail naar map verplaatsen’ de e-mailmap ‘Social media‘ of ‘Lezen’ aan (of maak deze aan);
  • Klaar!

Outlook-tip: Zelf kolommen aanmaken of verwijderen in je mailbox

Outlook gebruikt standaard een aantal kolommen in de mailbox (o.a. Van, Onderwerp, Naam, Grootte en Categorieën ). Maar zijn deze wel allemaal even nuttig? Of zou je misschien iets weg willen halen of nog een extra kolom toevoegen? Dat kan! Je kan namelijk zelf bepalen welke kolommen jij wil zien in jouw mailbox. Lees hier hoe je dat doet.

Verwijderen van een overbodige kolom uit je mailbox: 

  • Ga helemaal bovenin de overbodige kolom op de balk met de naam van die kolom staan (bijv. Grootte);
  • Klik nu op je rechtermuisknop;
  • Klik nu op ‘Kolom verwijderen’. Klaar!

Toevoegen van een kolom in je mailbox: 

  • Ga helemaal bovenin ergens met je muis op de balk met de namen van de kolom staan;
  • Klik nu op je rechtermuisknop;
  • Klik nu op ‘Veldkiezer’;
  • Kies nu de naam van de kolom die je wilt toevoegen (wanneer je op het pijltje druk achter ‘Veelgebruikte velden’ zie je nog meer mogelijkheden);
  • Sleep nu deze naam met je linkermuisknop naar de plek om de balk waar je deze kolom wilt hebben.

Op deze manier kun je je mailbox helemaal naar eigen wens en werkgemak inrichten. Moeiteloos! 

Gratis praktische tips over slimmer werken in je inbox?

Meld je dan snel aan voor onze tips per e-mail én ontvang gratis het e-book 'Tem de e-mailtijger! 6 Tips voor een scroll-vrije inbox'.

Gratis E-book 'Tem de e-mail tijger!'

 

dit veld niet invullen s.v.p.