Efficiënt vergaderen én met resultaat

Vergaderen, grrr …. Vaak dezelfde mensen aan het woord, actiepunten die niet (altijd) opgevolgd worden, lange discussies over één onderwerp, onvoldoende voorbereiding en nooit op tijd klaar. Herkenbaar?

Vraag eens aan medewerkers in organisaties waar zij zich het meest aan ergeren en de vergadercultuur staat in de top 10.

Wij schreven al eens een blog over Moeiteloos vergaderen: hoe doe je dat? met onze 10 vergadertips. Recent maakten we via een klant kennis met de Level 10 meeting, een zeer efficiënte vergadervorm. Hier vertellen wij je dit keer graag meer over.

De Level 10 meeting:

• vindt plaats op een vaste dag
• op een vast tijdstip
• heeft een vaste agenda
• duurt maximaal 90 minuten 
• begint én eindigt op tijd

Er wordt gewerkt met zogenaamde ‘rocks’. Dat zijn de kwartaaldoelstellingen van de organisatie. Deze ‘rocks’ zijn vergelijkbaar met Covey’s metafoor van ‘keien, kiezels en het zand in een pot’. In iedere meeting worden 3 belangrijke issues bepaald, de prioriteiten. Besproken wordt wat het behalen van de doelstellingen in de weg kan zitten. Wat is de ‘rootcause’ (grondoorzaak) van de 3 issues? Is er een fout in het proces, is het gebrek aan kennis, zit er een hapering in de aanlevering? Enzovoort.

Zodra de grondoorzaak van een probleem bekend is, ben je niet meer bezig met het blussen van brandjes, maar kunnen de zaken vanaf de basis beter geregeld worden. Hier wordt één uur voor uitgetrokken. Door strak op de tijd te zitten, wordt een eindeloze discussie rondom een onderwerp voorkomen. Vervolgens wordt e.e.a. in (kleine) to do’s verdeeld. Op deze manier worden iedere week problemen aangepakt en opgelost en wordt er gestructureerd naar de doelstellingen toegewerkt.

Voordelen

Door deze manier van vergaderen vergroot je de motivatie van collega’s, omdat je betrokken wordt bij de oplossing van een probleem. De vergadertijd wordt efficiënte tijd doordat er zinvolle dingen besproken worden.

Kortom: efficiënt vergaderen én met resultaat.

Terug naar het overzicht